Smart Objective (Simple SMART Plan & Goal Setting)

Tujuan adalah goal atau sesuatu yang ingin kita capai. Sementara jalan yang akan kita pilih untuk kita lalui adalah rencana.Jika anda mempunyai sebuah tujuan, maka anda perlu menentukan jalan mana yang akan anda pilih untuk dilalui. Jika anda punya goal (target) maka penting untuk anda mempunyai rencana yang jelas untuk mencapainya. Sebuah rencana hanya relefan untuk orang yang mempunyai target dalam hidupnya.

Namun demikian, adakalanya seseorang mempunyai target-target dalam hidupnya tetapi dia tidak pernah membuat rencana untuk mencapainya. “Let it flow” itu katanya. Atau “yang penting mau kerja keras pasti akan sukses”. Karenanya banyak sekali orang yang merasa terapung-apung dalam hidup dan pekerjaannya. Mereka kerja keras tetapi jalan ditempat tidak beranjak kemana-mana.

Mengapa Orang tidak Mau Membuat Rencana?

·  Tidak ada gunanya membuat rencana

Ada orang yang banyak sekali membuat rencana tetapi mereka tidak bisa menjalankan satu per satu rencana tersebut. Selalu saja muncul aktifitas-aktifitas lainnya yang ternyata lebih penting yang tiba tiba menyelang dan harus dikerjakan. Setelah itu mereka merasa membuat rencana tidak ada gunanya.

·  Hanya buang-buang waktu dan menambah pekerjaan administratif

Banyak yang berpikir menyusun rencana memerlukan waktu yang lama. Mereka, terutama yang ada di dunia penjualan, merasa membuat rencana harian, mingguan dan bulanan hanya akan memakan waktu yang bisa mereka gunakan untuk memburu target. Hal ini menjadi terasa berat karena adanya tambahan pekerjaan administrative yang perlu dilakukan.

·  Tidak Fleksibel

Jika terpaku pada rencana tidak akan fleksible dalam melakukan pekerjaan. Karena pada kenyataannya banyak hal terjadi di luar rencana.

Anda tidak akan mempunyai pandangan-pandangan tersebut jika anda menyadari betul arti pentingnya memiliki sebuah perencanaan.

Mengapa Membuat sebuah Perencanaan Sangat Penting?

·  Good planning helps to make elusive dreams come true  – Lester Robert Bittel –

Perencanaan akan membuat impian anda menjadi kenyataan.  Target dan tujuan hidup anda adalah sebuah impian. Dan impian itu tidak akan menjadi kenyataan jika anda tidak berusaha mewujudkannya.

Untuk mewujudkan impian itu sebagai awalnya anda harus membuat perencanaan baru melakukan tindakan (Action). Jika anda melakukan action tanpa ada sebuah rencana maka mimpi anda akan menjadi sebuah mimpi buruk. Begitu juga sebaliknya jika anda mempunyai sebuah rencana yang bagus tetapi tidak ada action, maka itu hanya akan menjadi mimpi di siang bolong.

If you don’t have daily objective, you qualify as a dreamer

·  Perencanaan membuat aktivitas anda lebih terarah

Pernahkah anda datang ke kantor dan tidak tahu apa yang akan dilakukan?. Yang terjadi selanjutnya adalah anda akan membuka computer utak-atik internet atau main game. Anda yang di dunia penjualan, mungkin juga pernah mengalami kebingungan untuk berkunjung ke prospek yang mana. Sesampainya di kantor, yang anda lakukan adalah minum kopi dan selanjutnya berkeliling kesana-kemari tanpa tujuan yang jelas. “Barangkali bisa nemu hot prospek” itu mungkin yang anda pikirkan. Tapi kenyataannya sama sekali anda tidak menemukan prospek itu hingga waktu makan siang, kemudian mampir ke masjid dan tertidur. Itu semua terjadi karena anda tidak punya rencana.

·  Perencanaan akan membantu anda mengambil keputusan-keptusan yang tepat

Seringkali anda dihadapkan pada pilihan-pilihan baik dalam pekerjaan ataupun dalam hidup. Jika anda tidak merencanakan karir anda atau hidup anda, saya yakin anda akan bingung menentukan pilihan-pilihan hidup. Itulah yang dialami Alice dalam dialog pembuka tulisan ini. Bahkan untuk hal yang sangat sederhana pun dia harus bertanya pada seekor kucing.

Ketika anda sudah mempunyai sebuah rencana, anda tinggal memilih dan memilah pilihan mana yang sesuai dengan rencana anda. Dan tentu saja apa yang kita rencanakan tidak akan 100% sama dengan kenyataan yang terjadi. Karenanya kita perlu menyesuaikan diri untuk lebih fleksible dalam menyikapi gap antara rencana dengan kenyataan tersebut. Tetapi paling tidak anda tidak akan bingung dan bimbang dalam menentukan pilihan.

Bagaimana Membuat sebuah Perencanaan?

Membuat sebuah perencanaan sangatlah mudah dan tidak memakan waktu lama. Anda hanya membutuhkan 5 – 10 menit. Ikuti beberapa langkah berikut maka anda akan mempunyai sebuah perencanaan yang luar biasa.

1. Untuk membuat sebuah rencana, anda perlu membuat sebuah goal setting.

Goal setting adalah pondasi dari sebuah perencanaan. Ibarat peta, goal setting adalah tempat yang ingin anda tuju. Goal Setting adalah target atau impian anda. Tidak pedulu seberapa besar impian anda, anda hanya perlu menuangkannya dalam dimensi What – How Much – by When. Sangat sederhana.

-          What                     : Apa yang ingin anda capai

-          How Much          : Berapa jumlah/nominal/angka yang ingin anda capai

-          When                   : Kapan batas waktu pencapaiannya

Yang perlu anda ingat adalah, goal setting yang anda buat haruslah memotivasi dan memberdayakan. Karenanya, ada beberapa panduan dasar yang cukup powerful dalam membuat sebuah goal setting, yaitu menggunakan metode SMART.

·  S – Specific (Significant)

Apa yang ingin anda capai (What) harus tertuang dalam sebuah pernyataan yang jelas dan spesifik. Tidak boleh normatif.

“Saya akan menjadi sales terbaik di cabang A” ini adalah sebuah pernyataan normatif karena tidak ada patokan yang jelas mengenai terminology terbaik. Anda bisa mengubah pernyataan itu menjadi :

“Saya harus menjadi sales terbaik pertama dalam penjualan di cabang A”. Atau “Saya harus menjadi sales dengan penjualan terbaik ke dua di cabang A”. Ingat tidak harus menjadi yang pertama untuk menjadi yang terbaik. Bila nomor dua saja sudah cukup, itulah yang terbaik untuk anda.

·  M – Measurable (Meaningful)

Target anda harus terukur dan memberikan arti / impact bagi tempat dimana anda bekerja. Karenanya harus ada angka yang jelas berapa besarnya (How Much).

If you can’t measure it, you can’t manage it. Measureable artinya dapat diukur secara objective. Tujuan yang measureable adalah tujuan yang di dalamnya ada jawaban atas pertanyaan, “Seberapa…”, Berapa kali, berapa banyak? Dan bagaimana saya tahu bahwa saya sudah mencapai tujuan?”. Bagaimana Anda tahu anda sudah mencapai Goal? Jadilah spesifik. “Saya sudah membaca 2 buku manajemen dengan ratusan halaman hingga akhir fiscal year baru, April 2011.” Bandingkan dengan “I want to be a good reader” yang kurang bahkan tidak terukur.

Ketika Anda mengukur perkembangan pencapaian tujuan, kita sedang ada di jalur yang benar. Ketika mengevaluasi diri, kita akan mengetahui bahwa kita sudah mencapai atau belum mencapai tujuan. Kalau belum maka kita punya kekuatan untuk tetap berusaha mencapai tujuan itu. Ada data dan fakta yang berbicara untuk menilai dan mengukur keberhasilan pencapaian tujuan kita, itulah maksudnya terukur, measureable.

·  A – Attainable (Action-Oriented)

Target tersebut haruslah bisa dicapai. Bukan angka sulap angka sihir. Anda harus bisa menjelaskan darimana angka tersebut bisa terpenuhi. Misalnya;  target penjualan Rp. 200 juta perbulan dari 5 account nasabah. Dengan demikian anda akan mudah menentukan ritme aktivitas yang akan anda lakukan untuk mencapai target tersebut.

Terjangkau dan dapat dicapai, itulah ciri tujuan yang baik yang semakin mendekatkan kita dengan kesuksesan. Pada waktu Anda merancang tujuan yang PENTING untuk dicapai, Anda langsung membayangkan, mencari ide dan cara untuk merealisasikan tujuan tersebut. Anda melihat beberapa kemungkinan, Anda melihat kesempatan bahwa tujuan itu bisa diraih.

Tujuan yang terlalu tinggi dan jauh dari pencapaian tentu akan membuat Anda tidak komit untuk menjangkaunya, membuat Anda tidak termotivasi untuk mencapai tujuan Anda. Misal Anda bercita-cita ingin menjadi Astronot, padahal secara fisik anda memiliki pandangan yang kabur, mata minus, dan secara teknis Anda tidak lulus SMU. Atau Anda punya hobbi jajan makanan dan minuman alias ngemil, bobot Anda sekarang adalah 100 kg. Anda punya tujuan mengurangi berat badan 1kg setiap harinya hingga mencapai berat ideal. Semua teman dekat Anda juga tentu tahu bahwa dengan tujuan itu, Anda justru semakin tertekan oleh tujuan anda sendiri karena tidak bisa mencapainya. Tetapi dengan menetapkan tujuan mengurangi berat badan 1kg dalam seminggu terus dan sehingga saat itu tercapai setiap minggunya, Anda akan semakin termotivasi untuk tetap melakukannya hingga Tujuan Akhir Anda, mencapai berat ideal 80kg. Perasaan Sukses yang muncul itulah yang akan tetap memotivasi Anda.

·  R – Realistic (Relevant) Dan Reasonable

Miliki dan rancanglah tujuan yang realistis. Serupa tapi tak sama dengan ciri tujuan Attainable, tujuan yang realistis adalah tujuan yang dapat dijalankan. Realistik bukan berarti mudah, realistik berarti sesuai kondisi diri dan do-able. Tujuan yang realistik bisa saja mendorong orang ke ujung kemampuan dan pengetahuannya tetapi tidak akan mematahkan semangat untuk mencapainya.

Reasonable adalah dapat dipertanggungjawabkan. Tidak hanya sekadar mengarang tujuan hidup, tetapi membuat tujuan yang bisa dijalankan dengan bentuk-bentuk usaha yang mengarah pada kesuksesan pencapaian. Kalau saat ini Anda pekerja kantoran level supervisor, kemudian punya tujuan menjadi manager dalam tempo 1 tahun kurang, tentu itu bukanlah tujuan yang realistis. Menjadi realistis kalau tujuannya adalah menjadi Manager 2 tahun ke depan, atau menjadi Assistant Manager 1 tahun ke depan. Bagaimanapun juga Anda bisa stretching, melenturkan tujuan ke sesuatu yang lebih tinggi. Being realistic and reasonable will stretch you to the optimum stage

·         T – Time-bound (atauTrackable)

Target yang ada tetapkan harus mempunyai horizon waktu yang jelas. Apakah target itu tahunan, bulanan, mingguan atau bahkan harian.

Rancanglah tujuan dengan tenggat waktu yang jelas, 1 minggu 7 hari, 30 hari, 1 tahun, atau tentukan tanggal dan waktu yang spesifik. Tanpa batasan waktu yang jelas, maka tidak akan ada sense of urgency yang akan mendorong kita untuk segera bertindak. Komitment akan muncul dalam konteks waktu, karena tenggat waktunya spesifik. Jika tidak maka kita akan berpikir bahwa kita bisa melakukannya kapan saja, atau ah nanti saja. Sikap yang muncul dari ketidaktegasan kurun waktu inilah yang justru akan menjauhkan kita dari SUKSES. Anda mau semakin dekat dengan Sukses? Untuk itu buatlah tujuan dengan batasan waktu yang jelas, Time framed.

Kombinasi antara dimensi What – How Much – by When dengan SMART tools menghasilkan sebuah matriks goal setting sebagai berikut :

What	Specific
How Much	Measurable
	Achievable
	Realistic
When	Time Bound

Sebuah contoh Goal setting dengan menggunakan metode di atas adalah sebagai berikut :

What                      : Saya akan menjadi penjual terbaik ke-2 di cabang A

How Much             : Dengan pencairan kredit Rp. 2,5 milyar/bulan (150% target) dari minimal 3 nasabah

When                      : Pada bulan ke-3 saya akan mewujudkannya

2. Tentukan aktivitas yang akan anda lakukan

Setelah anda mempunyai sebuah goal setting, maka selanjutnya anda harus menentukan aktivitas apa yang anda lakukan. Jika anda ingin menghasilkan pencairan kredit Rp. 2,5 milyar/bulan dari 3 nasabah maka anda tahu target market anda paling tidak adalah nasabah pada segmen > Rp. 1,5 milyar. Dengan demikian, anda bisa putuskan kemana saja anda harus melakukan kunjungan, berapa jumlah kunjungan yang harus anda buat perhari.

Untuk membantu anda agar lebih terarah, anda bisa membuat rencana kunjungan harian. Rencana kunjungan harian bisa anda buat pada malam hari sebelumnya atau pagi hari sebelum jam kantor mulai.

Format berikut bisa anda gunakan untuk Rencana Kunjungan Anda :

No	Nama Nasabah	Alamat	Produck yang ditawarkan	Hasil Kunjungan	Action Plan
1
2

3. Action dan Jaga Motivasi

Agar rencana anda berjalan dan tidak hanya menjadi sekedar mimpi, yang anda butuhkan tentu saja segera bangun dan Action. Tanpa adanya action anda hanya akan menjadi seorang pemimpi. Yang perlu anda waspadai adalah kondisi motivasi anda dalam menjalankan seluruh rencana anda. Apalagi apabila itu adalah sebuah rencana besar jangka panjang dan memerlukan rutinitas dengan intensitas tinggi setiap hari. Kondisi motivasi anda tentu akan naik turun. Itu adalah kondisi yang sangat alami.

Untuk itu, anda perlu terus menjaga motivasi. Membaca buku-buku motivasi, mengikuti seminar-seminar motivasi, menonton film bisa anda lakukan sebagai salah satu cara untuk mempertahankan motivasi anda. Dan jangan lupa, Refreshing, hal ini akan sangat anda perlukan untuk kembali me recharge energy anda.